Jak wiecie albo nie (to się dowiecie) zarządzam firmą, która produkuje system Horeca Idea. W skrócie mówimy na niego, że to dobry CRM dla MICE. Prawda jest jednak taka, że funkcjonalności związane z obsługą klienta to tylko część systemu. Ma on wbudowany moduł zarządzania kosztami wydarzeń, pozwalający prognozować koszty startowe i kontrolować faktyczną produkcję eventu. Wiele hoteli oraz centrów konferencyjno-eventowych nie wykorzystywało tej funkcjonalności w myśl zasady: ważne, aby złapać…

I nastał czas, gdy w nasze życie wkroczył Covid -19 wywracając praktycznie wszystko do góry nogami. Był strach, panika, chaos, huśtawka nastrojów. Ale patrząc z perspektywy tych paru miesięcy mam wrażenie, że Covid-19 to daleki krewny rentowności. Pomyślicie, że zwariowałam. To pandemia „przytargała” za sobą nagły kryzys i za tym refleksję o tym na czym i ile jesteśmy w stanie faktycznie zarobić. Nie chcę, abyście odebrali ten tekst w sposób prześmiewczy. Tymi analogiami staram się powiedzieć, że coś się w nas obudziło. Myślę, że poczucie zagrożenia oraz strach, że nie będzie już nawału zapytań na naszych skrzynkach pocztowych, a o każde nowe zlecenie trzeba będzie aktywnie powalczyć sprawił, że zaczęliśmy dostrzegać ciemną stronę mocy, czyli koszty.

I jestem, mówiąc kolokwialnie, mega pozytywnie zaskoczona. Też byli byście, gdyby po latach gderania o kosztach, w jednym tygodniu, zadzwoniło do Was kilka firm (zaznaczam, że kilka nie oznacza jednej, ale też nie kilkanaście – dygresja autora) pytając o funkcjonalności CRM i zadając również konkretne pytania o zarządzanie KOSZTAMI w eventach!!! Okazuje się, że chcemy wkładać koszty do systemu i wiedzieć ile będziemy zarabiać już przed realizacją, aby optymalizować produkcję.

Przyznam, że przy pierwszym telefonie pomyślałam sobie: OK, wypadek przy pracy, nieraz się to przecież zdarza. Ale po 6 pomyślałam: Koniec świata. Rozmawiam o MPK, MPP, rentowności, kosztach startowych w gastronomii, marżowaniu usług dodatkowych, a Pani wypytuje szczegółowo o raporty.
 

Co więcej ta zmiana nie zawsze idzie od góry! Tą zmianę widać w zespołach sprzedaży! Aby się odbudować musimy zarobić, a aby zarobić trzeba sprzedać z zyskiem. Koszty nabrały zupełnie innego znaczenia! Stały się wyznacznikiem naszej drogi do przetrwania. Co więcej zrozumieliśmy jako pracownicy, że my też mamy wpływ, że my też możemy pomóc w optymalizacji kosztów, jeśli oczywiście nasi managerowie są na tyle dojrzali, aby dzielić się z nami tymi informacjami. Bo przecież ja, jako koordynator wydarzenia, mogę zaproponować, że znajdziemy np. tańszego dostawcę sprzętu nagłośnieniowego. Dzięki temu zarobimy więcej i będę miała swój wkład w sukces ekonomiczny.

Mam wrażenie, że jednak odrobiliśmy zadanie domowe. Staliśmy się dojrzalsi. Na pewno zrozumieliśmy, że to co liczyło się do tej pory: czyli robimy „dużo”, w aspekcie ilości zrealizowanych wydarzeń, nie do końca się sprawdziło. Od teraz będzie liczyło się też „dużo”, ale w zakresie tego ile nam zostanie po odjęciu kosztów.

Trzymam kciuki za branżę i mocno wierzę, że to nie będzie słomiany zapał! Jak policzymy koszty i wprowadzimy procedury, a przede wszystkim standardy rozliczania wejdą nam w krew, to się to po prostu uda!

Jeśli potrzebujecie wsparcia w tym zakresie piszcie i dzwońce! Z przyjemnością pomogę!