Zarządzanie voucherami. Jak uniknąć wątpliwości.
Vouchery wróciły do łask w czasach pandemii. Przy ich pomocy próbowaliśmy ratować nasze budżety generując minimalną sprzedaż usług. Coraz częściej sprzedajemy vouchery przez stronę internetową, rozszerzając zakres oferowanych za ich pośrednictwem usług. Stały się one również doskonałą alternatywą dla firm jako forma uznania długoletniej współpracy lub prezenty świąteczne dla pracowników. Można powiedzieć, że wróciła moda na sprzedaż voucherów. I to jest ewidentnie pozytywny aspekt. Jest jednak i ta niewdzięczna strona dotycząca zarządzania voucherami. Okazuje się bowiem, że nie sztuką jest sprzedaż voucherów, ale prawdziwą wirtuozerią jest jego prawidłowe rozlicznie. Niepokojący jest fakt, że hotele nie wypracowały spójnej polityki, czy też inaczej mówiąc jednolitej procedury zarządzania voucherami. Po częstokroć sposób ewidencjonowania i rozliczania tych druków ścisłego zarachowania jest tak bardzo rozbieżny w obiektach, że należałoby przyjrzeć się przepisom i prawidłowości ich interpretacji. Omówimy w tym artykule najważniejsze kwestie dotyczące realizacji i rozliczania voucherów.
Zacznijmy od stanu zastanego. Jeśli przyjrzymy się procedurom wystawiania, realizacji i rozliczania Voucherów mamy obecnie dwa modele. Jedne hotele fiskalizują voucher w momencie wystawienia jako usługę noclegową na 8% oraz jako usługę 23% lub alternatywnie w całości na 23% (co jest dość kontrowersyjne z podatkowego punktu widzenia), pozostała grupa wystawia notę księgową fiskalizując voucher po jego realizacji. Ewidencja voucherów to często plik Excell, na dodatek zawierający tyko te dokumenty, które wystawiamy jako vouchery płatne, nie uwzględniając jednak voucherów marketingowych, które wykorzystujemy do celów promocyjnych lub traktując je jako zadośćuczynienie naszych wpadek. Łatwiej jest nam zapanować nad voucherami produktowymi, gdyż mamy mniejszy problem z tym, co zrobić z dwoma stawkami Vat’u. Rozliczanie Voucherów kwotowych powoduje często jednak zupełny chaos.
W tych obszarach temat voucherów budzi duże kontrowersje dlatego poprosiłam Iwonę Krawiecką, Główną Księgową zajmującą się obsługą hoteli, o udzielenie rad jak postępować w następujących obszarach:
1. Voucher - produkt sprzedażowy w postaci bonu, a więc dokument ścisłego zarachowania.
Jak wskazuje powyższy tytuł, voucher to dokument ścisłego zarachowania, czyli musimy posiadać narzędzie, które pozwoli na dokładną kontrolę wszystkich wyemitowanych voucherów oraz ich prawidłowe rozliczenie po realizacji. Takim narzędziem jest ewidencja zawierająca wszelkie niezbędne informacje dotyczące samego vouchera, jak i posiadająca możliwość wyszukiwania po różnego rodzaju atrybutach oraz tworzenia raportów: nierozliczonych voucherów, rozliczonych w określonym czasie czy promocyjnych. Każdy z voucherów musi być wprowadzony oddzielnie. Aby praca z taką aplikacją spełniała swoje zadanie musi ona zawierać zestandaryzowane dane:
• Numer vouchera
• Datę wyemitowania vouchera
• Termin ważności vouchera
• Podmiot, który dokonał nabycia lub któremu wydano voucher
• Wartość vouchera – kwota do wykorzystania
• Rodzaj produktów – usług/towarów,
• Rodzaj vouchera w zakresie przeznaczenia – produktowy czy kwotowy, ma to ogromne znaczenie przy rozliczeniu bonu, szczególnie dla celów podatkowych,
• Rodzaj vouchera w zakresie sposobu jego pozyskania – płatny, promocyjny czy reklamacyjny,
• Możliwe miejsce wykorzystania vouchera – istotna informacja dla sieci hotelowych, czy można go zrealizować w jednym z obiektów czy w kilku (wykorzystanie nie musi mieć miejsca u emitenta),
• Numer noty obciążeniowej dokumentującej sprzedaż voucherów MPV,
• Datę wystawienia noty obciążeniowej dokumentującej sprzedaż voucherów MPV,
• Kwotę noty obciążeniowej dokumentującej sprzedaż voucherów MPV,
• Faktyczne miejsce realizacji vouchera – przy sieciach hotelowych,
• Numer/numery faktur rozliczających dany voucher,
• Datę/daty wystawienia faktur rozliczających dany voucher,
• Kwotę/kwoty faktur rozliczających dany voucher,
• Dane osoby wprowadzającej voucher do ewidencji,
• Dane osoby rozliczającej/zamykającej voucher,
• Pole zawierające opisy, komentarze związane z danym voucherem.
2. Vouchery niezrealizowane, rozliczać czy nie rozliczać.
Jak już wcześniej wspominałam, istotny jest termin ważności vouchera i nie jest to tylko informacja do wykorzystania przez gościa/właściciela bonu czy użytkowników aplikacji. Znajduje on swoje odbicie w księgach podatkowych/rachunkowych i ma wpływ na wynik działalności gospodarczej w postaci przychodów z tytułu opłaconych, a niezrealizowanych usług. Koniec terminu ważności dla voucherów promocyjnych czy reklamacyjnych nie ma wpływu na przychody, ale ma pośredni wpływ na wynik z działalności, w postaci ogólnych kosztów obsługi gościa. Termin ważności vouchera jest ustalany wewnętrznie przez jego emitenta, na podstawie ustalonego regulaminu sprzedaży i realizacji voucherów lub ustaleń z kupującym. W przypadku niezrealizowanych voucherów w terminie ważności, muszą być one zamknięte w ewidencji voucherów z zaznaczeniem powodu zamknięcia. Nie ma tutaj opcjonalności, czy rozliczać czy nie rozliczać – muszą być rozliczone. Przychód w podatku dochodowym musi zostać rozpoznany w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego. Niestety w podatku VAT sprawa się komplikuje w zależności od tego jaki rodzaj vouchera został wyemitowany. Jeśli na konkretne produkty, gdzie znana była stawka/stawki VAT, to podatek ten musi zostać naliczony w momencie sprzedaży – transferu vouchera. Przy niezrealizowanych bonach kwotowych cała wartość vouchera stanowi przychód podatkowy w momencie upływu terminu.
Jeśli chodzi o vouchery nieopłacone – promocyjne, reklamacyjne itp. dokonujemy ich zamknięcia w ewidencji voucherowej w dacie upływu terminu ważności. Jednocześnie powinniśmy pamiętać, aby odprowadzić podatek VAT należny od nieodpłatnego świadczenia usług lub przekazania towarów.
.
3. Zapłata za voucher, a faktyczna realizacja. Czyli kiedy i jakie dokumenty sprzedażowe wystawiamy klientowi.
I tutaj również przy sprzedaży – transferze vouchera musimy ściśle określić czy sprzedajemy bon produktowy czy kwotowy. Jest to istotne ze względu na sposób dokumentacji tego transferu oraz moment powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT. Te właśnie dane powinny znaleźć swoje odbicie w ewidencji voucherów.
W momencie sprzedaży bonów SPV (produktowych) znamy rodzaj, ilość i stawki VAT dla sprzedaży produktów, które będę zrealizowane w przyszłości na podstawie wydanych voucherów. Dlatego też traktujemy taką sprzedaż podobnie jak zaliczkę na poczet dostaw towarów i usług i mamy obowiązek wystawić fakturę na wydanie vouchera, a jeśli jesteśmy płatnikami podatku VAT następuje moment obowiązku podatkowego dla podatku należnego. Nie możemy w tym przypadku zastosować noty obciążeniowej.
Sposób rozliczenia bonów MPV (kwotowych) jest zdecydowanie inny od wyżej wspomnianych bonów SPV. W chwili wpłaty/zapłaty za vouchery typu MPV emitent i klient nie znają rodzaju, zakresu oraz stawek VAT dla realizacji usług czy sprzedaży towarów w przyszłości. W związku z tym emitent wystawia klientowi notę obciążeniową na wartość sprzedanych voucherów. I dopiero w momencie realizacji bonu MPV powstaje obowiązek udokumentowania sprzedaży produktów fakturą, rozliczenia podatku VAT oraz podatku dochodowego.
4. Czy potrzebujemy procedurę zarządzania voucherów
Ze względu na złożoność sprzedaży, rodzajów voucherów oraz metod ich rozliczenia, a jednocześnie do prawidłowej kontroli obiegu bonów procedura zarządzania voucherami jest niezbędna. Pamiętajmy, że obsługą bonów z reguły zajmuje się wiele osób, szczególnie w podmiotach wielooddziałowych, gdzie dochodzą jeszcze dodatkowe rozliczenia między podmiotami powiązanymi z tytułu realizacji voucherów w różnych lokalizacjach, często innych niż lokalizacja emitenta bonu. Procedura stanowi swoistego rodzaju instrukcję postępowania, od momentu wpływu środków pieniężnych z tytułu sprzedaży – transferu voucherów, do chwili ich realizacji czy zamknięcia. Ułatwia kontrolę nad obiegiem i zarządzaniem voucherami, poprzez ustalenie odpowiednich poziomów dostępów przez użytkowników do modyfikacji informacji w aplikacji.
Powinna zawierać informację o wszystkich czynnościach, dokonywanych w odpowiedniej kolejności związanych z obsługą bonu, uwzględniająca specyfikę każdego podmiotu, który taką procedurę tworzy, część finansową oraz prawno-podatkową.
Te wszystkie elementy pozwolą na bezpieczne zarządzanie obiegiem voucherów.
5. Zawsze zwarci i gotowi, czyli co sprawdza Urząd Skarbowy przychodząc na kontrolę.
Pamiętać należy, że dla Organizacji najważniejsza jest prawidłowa obsługa i zarządzanie voucherami. Szczególnie przy ogromnym wzroście zainteresowania klientów tą formą nabywania produktów, a co za tym idzie generowaniem dużych wpływów z tego tytułu. Wiąże się to ściśle ze specyficznym rozliczaniem w księgach oraz rozliczaniem podatkowym. W powyższych punktach opisałam złożoność procesu rozliczenia bonów i zastosowanie odpowiednich metod.
Trzeba jednak pamiętać, że oprócz koncentracji na biznesie mamy obowiązki w zakresach prawno-podatkowych. W związku z tym zawsze musimy być przygotowani na możliwość kontroli ze strony odpowiednich urzędów. W tym kontroli z Urzędu Skarbowego. Powody takiej kontroli mogą być różne – niezadowolony klient, losowo wybrany podmiot, itp. Tak samo różny może być jej zakres. Może być to konkretna transakcja lub określony zakres czasowy. Bez względu na to, z reguły wymagane są podobne dokumenty. Najważniejszymi z nich są: rejestry VAT, księgi czy to rachunkowe czy podatkowe, wszelkie dodatkowe ewidencje wykorzystywane w kontrolowanym podmiocie, faktury i inne dokumenty związane z prowadzoną działalnością. Oczywiście my na potrzeby tego opracowania skupimy się na sprzedaży. Przedstawiciele Urzędu Skarbowego z reguły proszą w pierwszej kolejności o wgląd do wyżej wspomnianych zestawień i raportów. Na ich podstawie wybierają konkretne transakcje i proszą o przygotowanie kompletu dokumentów w tym zakresie. Badają cały przebieg procesu od zamówienia: papierowego, mailowego, notatki telefonicznej, przez wpłatę klienta – potwierdzenia przelewów, transakcji kartami oraz wpłat gotówkowych. Kolejnym bardzo ważnym elementem są wszelkie dane i dokumenty potwierdzające wykonanie usługi czy sprzedaż towarów. Kluczowe znaczenie dla określenia obowiązku podatkowego w podatku VAT i dochodowym mają daty. Przedstawiciele Urzędu proszą o przedstawienie zastosowania odpowiednich stawek i podstaw opodatkowania w odpowiednim czasie. W hotelarstwie często takim dokumentem jest rachunek informacyjny lub inne wydruki z systemów rezerwacyjnych.
A co jeśli w zakresie kontroli znajdzie się sprzedaż i rozliczenie voucherów? Dla własnego bezpieczeństwa oraz zapewnienia sprawnego przebiegu kontroli w zakresie obiegu bonów, powinniśmy dysponować aktualną ewidencją voucherów z wcześniej wskazanymi danymi. Oczywiście musi być ona prowadzona i weryfikowana na bieżąco.
6. Vouchery kwotowe, czyli zakręt vatowski
We wcześniejszych punktach ogólnie wspominałam o rozliczeniu voucherów, które mają określoną wartość, a nie obejmują konkretnych usług ze znaną stawką VAT. Voucher kwotowy charakteryzuje się tym, że klient w momencie jego nabycia nie wie z jakich usług i zakupu towarów będzie chciał skorzystać przy jego realizacji w przyszłości.
Voucher zakupiony w danym miesiącu opłacany jest przez klienta w ustalonej formie i zamykany notą księgową. Fiskalizacja realizowana jest w momencie realizacji.
Podsumowanie.
Zarządzanie voucherami nie jest tematem oczywistym. Numeracja, zarządzanie statusami czy przede wszystkim sposób rozliczania często nie są interpretowane jednoznacznie, co powoduje trudność w prawidłowym rozliczaniu, a w efekcie prowadzić może do niezgodności podatkowych. Wielość kanałów i obszarów wystawiania bonów oraz zakresów jakie obejmują, wymaga dużej uwagi, odpowiednich narzędzi i czytelnej procedury. Wiemy, że nasi goście lubią korzystać z voucherów, chcemy by ten kanał sprzedaży rozwijał się dalej, pamiętajmy jednak, że tam, gdzie w grę wchodzą pieniądze nie ma miejsc a na nonszalancję. Ewidencjonujmy w sposób uporządkowany, automatyzujmy kontrolę terminów realizacji i rozliczanie – to ułatwi nam weryfikację na każdym etapie obsługi bonu.
Zarządzajmy voucherami świadomie.
Atykuł ukazał sie w magazynie Hotel Management 3 (6) maj-czerwiec 2022