Vouchery jako bony towarowo-usługowe funkcjonują na rynku od wielu lat, ale w chwili obecnej, w tym ekstremalnie trudnym czasie, nabrały szczególnego znaczenia. Hotele i podmioty świadczące usługi hotelowe starają się poprawić swoją sytuację wprowadzając do obrotu więcej Voucherów, aby chociaż „coś” sprzedać w sytuacji, gdy praktycznie nic sprzedać się nie da, bo przecież nie można. Wydaje się to właściwą drogą do uzyskania jakiegoś przychodu (ze wskazaniem na „JAKIEGOŚ”). Kreatywność w naszych czasach jest na wagę złota. I wszystko byłoby dobrze, ale jak to zawsze bywa, diabeł tkwił w szczegółach. Posunę się do odważnego twierdzenia: sukcesem w perspektywie długofalowej, nie jest sama sprzedaż Vouchera, lecz jak pokazuje praktyka, jego rozliczenie po zrealizowanej (lub niezrealizowanej) usłudze!
Zarządzanie voucherami to bardzo ważny proces w działalności hotelu, a mam wrażenie, że podchodzimy do niego delikatnie mówiąc z pewną dozą nonszalancji. Nie mam racji? Mam nadzieję, ale sprawdźmy to:
1. Typy voucherów, SPV czy MPV, wartościowy czy na określone usługi?
Zanim przystąpimy do sprzedaży musimy zastanowić się czy sprzedajemy za pomocą Voucherów konkretną usługę, czy tylko określamy kwotę do wykorzystania w obiekcie? Powiecie jaka to różnica? A no ogromna. Voucher sprzedajemy bowiem przed realizacją danej usługi, czyli można tą sprzedaż przyrównać do pobierania zadatku na przyszłą realizację pobytu/eventu. Mechanizm jest dokładnie ten sam. Sprzedajemy Voucher o wartości brutto! Ale jak będziemy tą usługę rozliczać? Jeśli jest to voucher na konkretną usługę, np. Spa nie mamy problemu. Vat wyniesie 23%. A jeśli Voucher zrealizujemy np. w restauracji? Przypominam, że mamy tam Vat mieszany, więc sprawa z rozliczeniem zaczyna nam się komplikować.
2. Ewidencjonowanie Voucherów - zbędne zawracanie głowy czy konieczność?
Voucher jest dokumentem ścisłego zarachowania, gdyż wiąże się z realizacją usługi, za którą pobieramy pieniądze akonto, więc istotne jest, aby numeracja, daty wystawienia, kto wystawił, na co i jak przebiegła fiskalizacja, były pod ścisłą kontrolą. Takich danych może wymagać od nas również Urząd Skarbowy w czasie ewentualnej kontroli. I co z informacją ile jest jeszcze niezrealizowanych, a ile zrealizowanych voucherów, jak szybko się tego dowiedzieć i zweryfikować ze stanem księgowym.
3. Termin ważności Vouchera i co w przypadku przeterminowania?
To jak się okazuje jest KLUCZ DO SUKCESU, a mianowicie to właśnie ta data określa nam dalszy przebieg procesu związanego z rozliczeniem Vouchera. Po niej, niezależnie czy Voucher został przez klienta zrealizowany czy nie, musi zostać zamknięty. Usługa, której dotyczy zostanie zrealizowana i wystawiona będzie do niego faktura lub nie. A jak rozliczamy voucher, który stracił ważność? Jak rozliczyć w takim przypadku voucher SPV lub MPV?
4. Realizacja Voucheru - czyli gość pojawia sie w obiekcie.
W sytuacji, gdy z Voucherem pojawia się klient w obiekcie i go zrealizuje, odnotowujemy datę realizacji usługi. To druga co do ważności data w tym procesie. Najlepiej, aby wprowadzić praktykę, że klient podczas jednego pobytu w obiekcie realizuje cały Voucher, a nie rozkłada go na parę terminów. To niweluje nam możliwość pojawienia się kolejnych problemów z rozliczaniem. Kolejne pytania to - jak dokumentujemy sprzedaż, a jak realizację? Czy wystawiamy fakturę, czy fiskalizujemy, czy to i to, czy przy wydaniu vouchera czy po jego realizacji, a wcześniej notę?
5. Rozliczenie/zamknięcie Vouchera.
Klient zadowolony opuszcza nasz obiekt, my przystępujemy do zamknięcia Vouchera czyli przygotowujemy specyfikację realizacyjną wskazując jakie usługi i o jakiej wartości składały się na jego realizację. Możemy również podpiąć pod strukturę MPP (MPK) jeśli taką księgowość prowadzimy - ZAMYKAMY Voucher.
Uff… mamy sukces: kontrolę i transparentność. Wiadomo, kto, co, za ile, kiedy i jak… Trudne? Nie, jeśli w obiekcie mamy narzędzia i jasno określoną procedurę.
Czy Blanka, pomimo, że nie hotelarz, ma rację? Ufam swojemu doświadczeniu i ufam autorytetom, więc zawsze sprawdzam. Tym razem także:
-Pani Iwono, z tym pytaniem zwracam się do Pani Iwony Kraweckiej, Głównej Księgowej zajmującej się obsługą hoteli, co według Pani jest najważniejsze w zarządzaniu sprzedażą i realizacją voucherów?
- Uważam, że najistotniejsze jest posiadanie pełnej wiedzy o wydanych/sprzedanych voucherach, ich stanu na określony dzień oraz przejrzystej procedury w zakresie obsługi tych specyficznych bonów. Nie wyobrażam sobie „pracy z voucherami” bez posiadania dokładnej ich ewidencji z bardzo szczegółowymi danymi. Popularność voucherów wzrasta z roku na rok, a teraz szczególnie. Goście/klienci nie chcą się wiązać konkretnymi terminami, chcą mieć swobodę w decydowaniu o możliwości skorzystania w odpowiednich terminach z usług hotelowych. Również firmy zakupują vouchery dla swoich pracowników, czy kontrahentów i to w większych ilościach. W związku z tym często zwracają się do hoteli z prośbą o informacje, w jaki sposób i kiedy zostały wykorzystane, bo muszą wiedzieć czy należy je w konkretny sposób ująć w swoich ewidencjach księgowych czy płacowych
- Jakie zagrożenie niesie za sobą nonszalanckie podejście do sprzedaży Voucherów?
Zestawienie słów „nonszalanckie” i „sprzedaż voucherów” dla mnie się wyklucza. Jeśli mówimy o zagrożeniach to widzę tu dwie płaszczyzny: wewnętrzną i zewnętrzną i zaniedbanie na którejkolwiek z nich może spowodować duże problemy. Do wewnętrznych zaliczyłabym możliwość nadużyć ze strony pracowników, a niejednokrotnie gości oraz błędne rozliczenia księgowe na poziomie rozrachunków, a zewnętrznych – ryzyko podatkowe błędnego ich udokumentowania i rozliczenia. Nie ma możliwości prawidłowej obsługi voucherów bez ich ewidencji. Bez tego narzędzia nie bylibyśmy w stanie określić czy voucher został zrealizowany, w jaki sposób, czy rozliczyliśmy go zgodnie ze sztuką księgową i przepisami podatkowymi. Proszę także pamiętać, że oprócz sprzedaży występuję nieodpłatne przekazania voucherów, w celach marketingowych czy reklamacyjnych. Bez ewidencji taki bon „ginie” ponieważ nie ma za niego wpłaty. Ewidencja do obsługi voucherów pozwala na kontrolę ewentualnych nadużyć – zamkniętego vouchera nikt ponownie nie wykorzysta.
- Jak powinny radzić sobie sieci ze sprzedażą Voucherów, zwłaszcza gdy sprzedają je cross-owo?
A to już jest prawdziwe wyzwanie „voucherowe”, które przyprawia osoby zajmujące się tym tematem o bezsenność. W tym przypadku mamy co najmniej dwa podmioty zajmujące się obsługą bonu – hotel emitent i hotel lub hotele realizujące usługę. W sieci hoteli powinna być jedna wspólna ewidencja dla wszystkich członków tego procesu. Każdy z nich powinien mieć dostęp poprzez osoby uprawnione do obsługi tej ewidencji i wprowadzać w odpowiednich momentach – na każdym etapie obsługi vouchera dane niezbędne do jego prawidłowej identyfikacji, fiskalizacji czy zafakturowania. Trzeba wziąć pod uwagę konieczność wzajemnego fakturowania pomiędzy firmami uczestniczącymi w takim procesie i tutaj bez odpowiedniej wiedzy o wartości i rodzaju wykorzystanych usług w poszczególnych obiektach hotelowych nie ma możliwości prawidłowego rozliczenia voucherów.
- I na koniec czy aby sprawnie obsługiwać przez pracowników sprzedaż i realizację Voucherów potrzebna jest procedura?
No cóż, znam wielu przeciwników, ale i zwolenników tworzenia procedur. Ja raczej nie jestem formalistką, ale w tym wypadku gorąco polecam stworzenie takiej procedury. Pamiętajmy o tym, że obsługa vouchera to nie tylko jego sprzedaż, o czym wspomniała Pani na początku artykułu. A co za tym idzie w ten proces jest zaangażowane kilka działów w firmie – działy sprzedaży, recepcji i finansowo-księgowe, a przecież może być też kilka podmiotów. Bez dokładnego określenia, który podmiot, który dział, na jakim etapie i w jaki sposób ma „obsłużyć voucher” stwarza się często spór kompetencyjny, który może spowodować problemy z rozliczeniem finansowym, księgowym czy podatkowym. Taka procedura jest bardzo przydatna dla pracowników, czy nowych czy doświadczonych, którzy czasami potrzebują potwierdzenie prawidłowości swojego działania. Na pewno podczas ewentualnej kontroli Urzędu Skarbowego przedstawienie takiej procedury pokaże, że kontrolujemy w sposób prawidłowy obieg voucherów i pozwoli na zdobycie zaufania w tym zakresie.
Mam nadzieję, że Pani Iwona przekonała Was do zajęcia się i to jak najszybciej, tym tematem. Dla przekonanych polecam zajrzeć na: https://youtu.be/8hWuib91iAI